Работа из дома: организуем рабочее место

В связи с угрозой распространения коронавируса многие калининградцы начинают работать из дома по своему желанию или инициативе работодателя. Настроиться на рабочий лад в домашних стенах бывает сложно. Эксперты уверяют: главное —  правильно организовать рабочее место в квартире.

Стол, стул, наушники

Отдельное рабочее место обязательно. Для этого на столе надо разместить всю необходимую технику, книги, документы и другие инструменты. 

“Наиболее значимый принцип организации рабочего места дома — это его функциональная идентичность офисному, то есть дома нет необходимости в приобретении офисной мебели в корпоративных цветах, но когда сотрудник переводится на удалёнку, нужно, чтобы у него были все необходимые инструменты для работы”, —  говорит совладелец компании Fort Family Сергей Дегтярёв.

Все его подчинённые уже два года работают у себя из дома.

Важны мелочи, создающие рабочий настрой. Это могут быть ежедневники и планеры (их стоит забрать с работы домой), привычная офисная кружка или настольный календарь —  детали, которые перенесут атмосферу офиса в отдельно созданный уголок.

“Велик соблазн расположиться за кухонным столом. Не делайте так. Это опасно и недальновидно: во-первых, вы можете что-то случайно пролить на клавиатуру, во-вторых, всё время будете есть и после карантина не узнаете себя в зеркале, в-третьих, неприготовленный ужин будет сбивать деловой настрой”, —  считает директор по внешним связям RIPE NCC Максим Буртиков.

Обязательный артибут для тех, кто живёт с домочадцами — тишина. 

“Если речь об однокомнатной квартире, то проблема обостряется. Возможны сложности, но проблема может быть решена наушниками, особенно, если это наушники с активным шумоподавлением. Ещё один вариант — кухня, но он не подойдёт для квартир-студий. Рабочее общение голосом можно проводить на балконе или в ванной, которые на время примут на себя роль переговорных”, —  отмечает Дегтярёв.

Мессенджеры и конференц-коллы

Для выполнения рабочих задач многим компаниям требуются базовые программы. Это мессенджеры, системы видео или аудиоконференции. Эти опции сейчас есть в большинстве приложений для общения. 

“Планировать и вести отчётность по рабочему дню на удалёнке удобно в Excel. В плане расчёта времени нет особых отличий от работы в офисе. Для переговоров, общения с клиентами и внутри команды мы используем Zoom, WhatsApp, Slack”, — перечислила генеральный директор коммуникационного агентства PR Partner Инна Анисимова.

В некоторых компаниях сотрудникам предоставляют технику со всем необходимым набором данных. 

“Выдаются корпоративные ноутбуки и мало кто даже в офисе работает за монитором. На ноутбуках установлено все необходимое ПО для удалённой работы — корпоративный мессенджер, файлохранилище, система видео связи и звонков, и прочие инструменты для удаленного взаимодействия. Это не решение последних дней, но сейчас крайне пригодилось”, —  признал Буртиков.

В некоторых компаниях используется больше сторонних сервисов. Часть из них — для контроля и организации времени самими сотрудниками. Это могут быть wrike, trello, или Asana. По словам Сергея Дегтярёва, эти программы позволяют эффективно планировать и контролировать, делиться информацией с коллегами.

"Компания может пользоваться какой-либо современной CRM, будь то Битрикс-24, Amo, Megaplan или какая-либо другая. Мы используем планировщик Asana, причем загружаем в неё апдейты по задачам и все материалы, связанные с задачей — письма, файлы, таблицы, договорённости, результаты. Кроме того, важно отслеживать результаты работы в цифровых показателях. Для этого каждый сотрудник еженедельно вносит свои KPI в Orgstack”, — пояснил Дегтярёв.

Важно также разделять цифровое пространство для работы и отдыха, уверен сооснователь CRM "Пачка” Павел Любачев: стоит разделить окна браузера. Одно будет лишь для рабочих вкладок. Другое —  лишь для личных. 

“Если чувствуете, что сконцентрироваться никак не удается, можно работать короткими промежутками: например, в технике помодоро (25 минут фокусированной работы, в течение которых отвлекаться нельзя ни на что, и пять минут обязательного отдыха). Можно использовать таймер на телефоне, а можно специальное приложение, например, Forest”, — советует предприниматель.

Мемы и личное общение 

Работодатели устанавливают разные правила взаимодействия сотрудников, переведённых на удалёнку. 

“Например, для одного клиента была важна возможность сотрудников в течении рабочего дня совершать звонки любому коллеге, так как бы он подошёл к соседу в офисе за соседний стол и решал вопрос на месте. Другой клиент прописал в правилах работы отсутствие личных обсуждений в рабочих чатах. А третий ввел 5 o'clock tea онлайн для сотрудников по интересам”, —  рассказала управляющий партнёр "Агентства Маркетинговых Стратегий Макс" Ульяна Павлова.

Сотрудникам необходимо личное общение, уверены эксперты. Наиболее простым выходом может стать общий чат, где люди будут обмениваться шутками, делиться опытом перехода на работу из дома и личными моментами. 

“Помним о нетрадиционных активностях для онлайн работы: совместные перерывы на танцы, утреннюю зарядку или пару минут видео-конференции, чтобы совместно постоять в планке. Это всё важные составляющие единого информационного фона, которые сплачивают команду сильнее, чем было даже раньше при работе в офисе” —  говорит Павлова.

Удалёнка за два дня и дополненная реальность

В среднем полноценный переход на удалённую работу может занять у сотрудников до двух-трёх дней. И у этой стороны труда тоже есть множество плюсов. 

“Удалёнка —  это возможность человеку перестать разрываться между работой и жизнью и достичь того самого желанного баланса. Это возможность избавится от территориальных ограничений. К минусам можно отнести, тот факт, что удалёнка подходит не всем”, — пояснил Павел Любачев.

В то же время, если ситуация затянется, после окончания ограничительных мероприятий многие сотрудники не захотят возвращаться в офисы. Но проблему могут помочь решить и новые разработки. 

“Осознавая тренд на удалённую работу, производители оборудования дополненной реальности делают большую ставку именно на удалённую совместную работу, когда все участники видят один "рабочий стол" и могут в риал тайме выполнять задачи, как если бы реально находились рядом, так что в условиях карантина это направление может сильно ускориться и развиться. Возможно, сегодняшняя ситуация породит новый сервис”, — полагает Максим Буртиков.

Психологи рассказали, как с комфортом перейти на удалённую работу, а диетолог — как правильно питаться и не набрать лишние килограммы в домашнем офисе. Свои рекомендации по рабоче-домашнему стилю также дал стилист.